כשהכול עובר דרכו: איך מזהים ופותרים צווארי בקבוק בארגון?
בכל ארגון יש לפחות אדם אחד שבלעדיו “שום דבר לא זז”. הוא מוכשר, חיוני, מכיר את המערכת מבפנים – אבל בלי לשים לב, הוא הפך לצוואר בקבוק. כל מסמך צריך לעבור דרכו, כל בקשה חייבת לקבל את אישורו, וכל מידע עובר דרכו גם אם הוא לא תמיד זמין.
בסדרה החדשה שלנו, “ואז מה?”, אנחנו עוסקים בדיוק ברגע הזה – הרגע שאחרי שגילינו שיש צוואר בקבוק בארגון. מה עושים אז?
צווארי בקבוק לא תמיד מזוהים כבעיה. לפעמים הם דווקא עוזרים – מייצרים שליטה, מגנים על איכות, מרגיעים מערכות. אבל בטווח הארוך הם מייצרים עומס, תסכול, חוסר זרימה, וגם שחיקה של העובדים וגם של המערכת כולה.
מהו צוואר בקבוק בתפיסה רשתית?
במונחים של רשת ארגונית, צוואר בקבוק הוא צומת ש:
- דרכו עובר נפח משמעותי של מידע, משימות או אישורים
- הוא החוליה המקשרת היחידה בין שני חלקי רשת
- הוא בעל ידע או יכולת ייחודית שהופכת אותו לגורם שמייצר תלות
צווארי בקבוק כאלה אפשר לזהות באמצעות ניתוח רשת ארגונית (ONA) שממפה קשרים בין עובדים ומחלקות.
למה זה קורה? צווארי בקבוק יכולים להיווצר ממגוון סיבות:
- מבניים – מבנה התפקידים או תהליך העבודה מכתיב שהכול עובר דרך צומת מסוימת.
- בין-אישיים – יחסים לא טובים בין אנשים או מחלקות מייצרים צורך בגורם שלישי ש”מתווך”.
- פרסונליים – צורך אישי של אדם בשליטה, משמעות, או חוסר אמון באחרים גורם לו לרכז אצלו את כל המשימות והידע.
אז מה עושים?
- צוואר בקבוק מבני
דוגמאות:
- כל אישור למערכת חדשה עובר דרך מחלקת ה-IT, גם אם לא מדובר בנושא אבטחת מידע.
- רק מנהל אחד מוסמך לאשר חוזים, גם בהיעדרו.
מה עושים?
- הרחבת סמכויות ואוטונומיה: להכשיר עובדים נוספים שיכולים לאשר או להוביל תהליכים.
- עיצוב תהליכים מחדש: בחינה מחודשת של שלבי עבודה ויצירת “מעקפים” מבוקרים לצמתים קריטיים.
- אוטומציה: כל תהליך שאפשר להפוך לדיגיטלי – מפחית עומס על גורמים אנושיים.
- צוואר בקבוק בין-אישי
דוגמאות:
- שני מנהלים לא מדברים – אז הכול עובר דרך עובד זוטר שמשמש כ”שליח”.
- חוסר אמון בין צוותים – שגורם לתהליך להתעכב ולדרוש “גישור” דרך צד שלישי.
מה עושים?
- מיפוי רשתות העבודה בפועל: לזהות קשרים חסרים, תקועים או לא-רשמים.
- בניית שיח חדש: יצירת מפגש (facilitated) מובנה שמאפשר שיח פתוח על חסמים ושיתופי פעולה.
- עיצוב ממשקי עבודה חדשים: מסגרת ברורה לקשר בין הגורמים – מי מדבר עם מי, מתי, ובאיזה פורום.
- צוואר בקבוק פרסונלי
דוגמאות:
- מומחה שלא משתף בידע – כי זה מקור הערך העצמי שלו.
- מנהל שלא נותן סמכויות – כי “אף אחד לא עושה את זה טוב כמוהו”.
- עובד שמרכז הכול אצלו – מהפחד שלא יישאר רלוונטי אם ישתף.
מה עושים?
- ליווי אישי/מנטורינג: חיזוק תחושת הערך דרך כלים אחרים – כמו הנחיה, הדרכה, פיתוח צוות.
- שיקוף רשתית: להראות לאדם את מקומו במפה ולדון בתרומתו – ובחסימות שנוצרות.
- יצירת תפקיד חדש: להפוך את המומחה לבעל תפקיד שמוביל תהליך ולא מבצע הכול לבד – למשל “אחראי ידע” או “מוביל קהילה מקצועית”.
סיכום
צווארי בקבוק הם חלק טבעי מכל מערכת אנושית, אך כשהם נמשכים לאורך זמן – הם מחבלים ביכולת של הארגון לצמוח, להגיב מהר, ולעבוד בהרמוניה. השלב הראשון הוא לזהות אותם – והשני הוא להבין למה הם נוצרו. רק אז ניתן להתאים את הפתרון הנכון – מבני, חברתי או אישי.
אם גם אצלכם יש תחושת תקיעות, עומס או תלות באדם אחד – אולי הגיע הזמן לשאול: “ואז מה?”
רוצים לבדוק האם יש צווארי בקבוק אצלכם בארגון? דברו איתנו ב-Step Ahead. אנחנו יודעים לזהות קשרים – גם אלה שלא כתובים באף תרשים ארגוני.